良好的表達必須條理分明，讓人容易明白。但是，當面對一些比較複雜，不是那麼容易讓人明白的事物或概念時，怎麼辦？我們必須學習條理分明的技能，將那些比較複雜的事物或概念重新整理成為簡要的概念，以清楚的邏輯方式來敘述說明。
一般來說，條理分明的整理與表達的方式有兩種，一是「演繹法」，另一是「歸納法」。這兩項都是重要的表達技巧，是值得加強操練的技能。
1)演繹法
什麼是「演繹法」？簡單地說，就是透過逐漸的敘述，讓人經過了峰迴路轉的邏輯推演，終於到達終點，得到整個傳達訊息的目標。如下圖所示：
「演繹法」在平常生活中是常見的表達方式。當一個人在描述自己過去的經歷時，就是使用演繹法。例如，一位長輩說：「從前，我在鄉下的時候……，接著我到了台北……，後來遇見了……。」這就是「演繹法」。
「演繹法」的表達方式在童話故事中常常見到，例如大家耳熟能詳的「醜小鴨」。這故事從母鴨孵蛋開始說起：母鴨孵出了一隻又大又醜的小鴨。這隻醜小鴨從小就受到其他小鴨的排擠，當醜小鴨看到自己的水面倒影時，也感到自慚形穢…。這故事一直發展到醜小鴨長大發現自己其實是一隻美麗的天鵝為止。這一段描述醜小鴨成長的方式，就是使用「演繹法」。
使用「演繹法」時，需要有非常清楚的邏輯順序。就像常見的減肥廣告會清楚標明「減肥前」與「減肥後」一樣。在口語使用「演繹法」時，要留意避免作文或電影中的「插敘」、「倒敘」或「補敘」，在敘述時一會兒補充前面沒說的，一會兒又先說後面發生的事件，這樣很容易讓聽的人搞不清楚，摸不著頭緒。更糟糕的是，演繹的過程如果疏漏了某一個環節，會讓聽的人無法連結所講的內容，造成不必要的誤會。有一個笑話可以作為「演繹法」疏漏的例子：
一位年輕神父去詢問資深神父，怎麼樣能夠在講道時吸引信徒的注意力，這位老神父請他和信徒們一起聽他講道，以作示範。
一開始，老神父的講道也讓年輕神父想打瞌睡，但是聽到老神父突然說：「前幾天晚上，我身體不舒服，早早躺在床上。在我半睡半醒之間，有一位女人坐在我的床旁、……」老神父在這時停了下來，清了清喉嚨。
年輕神父不可置信地睜大了眼睛，看著老神父，心裡想著：「神父不是獨身嗎…怎麼晚上會有女人在床旁？是誰呢？」
老神父頓了一頓，接著說：「那女人就是我的媽媽。她知道我不舒服，在半夜，仍然來床旁看看我，你看她多麼地愛我！天父的愛便是這樣，他愛我們，時時看顧著我們！」
年輕神父學到了要用引人入勝的故事情節來吸引注意。他決定在下次講道時便依樣畫葫蘆，仿效老神父的作法。
接下來的禮拜天，年輕神父在講道時，同樣對著信徒們說：「前幾天晚上，我身體不舒服，早早躺在床上。在我半睡半醒之間，有一位女人坐在我的床旁，……」同樣地，年輕神父也在這時停了下來，刻意清了清喉嚨。
他看著座位上的信徒們，信徒的反應果然和平常大不相同，打瞌睡的人都醒了，而且大家都用不可置信的表情，睜大了眼睛，專注地等候這位年輕的神父接下來要說什麼。
這位年輕的神父發現自己受到大家的注目，突然緊張了起來，接著說：「那女人就是……，那女人……，唉呀、糟糕！我忘了那女人是誰了。」
「演繹法」需要花些時間敘述前後的邏輯關係，但是一般人際互動是以對話的方式進行的，通常是你一言、我一語的，很少有人願意花時間聽一長串的連續敘述。也就是說，若對方還沒有預備好，要聽你說故事的話，最好避免使用這種方法。
2) 歸納法
一般來說，「歸納法」比較適合日常的溝通，因為可以讓人很快聽到重點。所謂的「歸納」，就是將一個複雜的概念或事件縮減整理為簡單的重點。能夠化繁為簡，是一項很重要的溝通能力。
再以醜小鴨的故事為例，若要安慰一個在職場被排擠與受挫的人，可以不必用演繹法再向他從頭到尾敘述整個故事內容，只要直接歸納出故事重點便可。例如：
美珍：「我好難過，最近一直在公司被人排擠。我事情作得再好，似乎也沒人賞識。」
志明：「你聽過醜小鴨的故事嗎？」
美珍：「怎麼了？」
志明：「你就是那隻活在鴨群中的天鵝。不要氣餒，你很棒的，加油！」
雖然志明沒有向美珍述說整個故事，但是卻將整個故事的重點歸納表達出來了。這樣的溝通，簡單扼要而且傳達的目標清楚。
「歸納法」可以幫助人將含混不清的概念或想法清楚地簡化為一個或數個重點，因而給聽的人一種條理分明，清楚明白的感覺。再如：
美珍：「我從小就聽過醜小鴨的故事，但是我一直不明白這個故事到底有什麼意義？我只覺得它是一個很好聽的故事。」
志明：「我認為，這故事有以下幾個意義：第一，英雄不怕出身低；第二，不要害怕別人排擠；第三，不要錯誤地小看自己。」
在剛剛的對話中，你會不會覺得志明的表達能力不錯，能將童話故事的代表意義具體說出來？這是因為他使用了「歸納法」。善於使用「歸納法」將使你的溝通讓別人刮目相看。